Nel corso degli anni, lavorando con aziende in diverse fasi del loro percorso di trasformazione digitale, una domanda che mi capita spesso di sentire è:
"Dobbiamo investire in sistemi di BPMS e/o integrazione, in sistemi di Process Intelligence o in sistemi di automazione RPA?"
Per rispondere a questa domanda, mi piace usare un'analogia musicale che semplifica la relazione tra questi strumenti e mette in evidenza come questi sistemi si completino a vicenda nel migliorare l’efficienza aziendale e permettano davvero di gestire la Digital Transformation come una sinfonia.
Immaginiamo la vostra azienda come se fosse un'opera musicale. L’armonia e il valore assoluto di una sinfonia musicale dipendono da diversi fattori che permettono di ottenere un risultato ottimale se eseguite tutte insieme in modo integrato.
Partiamo descrivendo il ruolo della Process intelligence che dividiamo per miglior comprensione in due elementi distinti: Process Modelling e Process Mining.
Business Process Modelling: il Compositore Dietro la Performance e la Partitura Musicale
Possiamo considerare che nessuna opera musicale può essere suonata senza una partitura. Il framework dei processi aziendali costruito attraverso un Business Process Modelling è proprio la scrittura della partitura musicale—ovvero le istruzioni che guidano tutta l'orchestra, assicurando che ogni musicista conosca la propria parte. È la mappa per l'esecuzione, che garantisce il suono armonico di ogni nota.
Il compositore non è una sola persona. Nel mondo dei processi, il compositore è l’intera comunità dei Business and IT Architect coadiuvati dagli owner dei processi, gli esperti di soluzioni IT e chiunque sia coinvolto nella progettazione e nel perfezionamento dei processi aziendali. Proprio come in un'orchestra, dove più musicisti collaborano per creare un capolavoro, una grande organizzazione dipende dall'impegno collettivo di vari team e stakeholder per creare una struttura che guidi tutta la performance aziendale.
La partitura dei processi aziendali, creata dal compositore (Process excellence team), è ciò il direttore d'orchestra e i vari il solisti si avvalgono. Senza la giusta partitura, anche il miglior direttore d'orchestra e il più abile solista non riuscirebbero a offrire un'esecuzione sincronizzata. In altre parole, il process modelling garantisce che i tuoi processi siano ben documentati, strutturati e allineati, consentendo ad altri di lavorare in perfetta armonia.
Hybrid Integration e sistemi BPMS: Il Direttore d'Orchestra
Immagina che sistemi di workflow management e BPMS uniti a componenti di integrazione e gestione API abbiano il ruolo di direttore d'orchestra. Il direttore d'orchestra è il leader che assicura che ogni musicista ( dipartimento) e ogni strumento (sistema) faccia la propria parte in armonia. Imposta il tempo, guida il flusso della performance e garantisce che tutti i musicisti siano allineati per creare un’esecuzione fluida e coordinata.
In termini aziendali, un sistema di orchestrazione governa i sistemi e i processi con cui le persone lavorano e fornisce gli strumenti tecnici per gestire i processi end-to-end. Assicura che tutti i team, i sistemi e i compiti siano in sintonia e che i processi aziendali fluiscano in modo efficiente e continuativo. Questi sistemi rappresentano il modo in cui il lavoro viene orchestrato nell'organizzazione, garantendo che tutto funzioni insieme verso un obiettivo strategico comune.
Strumenti di automazione con RPA o AI: Il Solista Virtuoso
In altri casi per migliorare ulteriormente la sinfonia, entra in gioco l’automazione tramite componeti di RPA (Robotic Process Automation) o AI (Artificial Intelligence), che possono essere paragonati ai solisti virtuosi nell'orchestra. Il solista non deve preoccuparsi dell'intera performance: il suo compito è perfezionare un singolo pezzo. Il solista si concentra sulle note più alte, eseguendo dettagli complessi con precisione e brillando in un'area specifica della sinfonia globale.
Nel contesto aziendale, questi componenti di RPA e AI utomatizzano compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo, come l'inserimento di dati, la generazione di report e altri processi basati su regole. Così facendo, l’automazione si occupa del “lavoro ingrato” che è ad alto volume ma a bassa complessità, liberando i dipendenti da diverse attività manuali per concentrarsi su compiti che aggiungono più valore al complesso dell’azienda. L’automazione fornisce risultati rapidi migliorando la produttività, riducendo gli errori umani e garantendo che le attività ripetitive siano svolte con velocità e precisione.
Process Mining: Il Tecnico del Suono Dietro le Quinte
Aggiungiamo ora un nuovo ruolo che rende il suono della sinfonia perfetto rispetto alle note, gli accordi e gli strumenti. Immagina che il Process Mining sia il tecnico del suono che lavora dietro le quinte, monitorando e analizzando digitalmente i suoni dell’orchestra. Proprio come un tecnico del suono cattura ogni sfumatura e dettaglio del suono, il Process Mining esamina i processi aziendali per identificare inefficienze, colli di bottiglia e aree di miglioramento.
L’obiettivo del tecnico del suono (Process Mining) è quello di eliminare le imperfezioni, perfezionando la sinfonia in tempo reale. Analizzando i dati provenienti dai vari processi, il Process Mining infatti fornisce insight cruciali per ottimizzare le performance aziendali, suggerendo aggiustamenti al volo, proprio come un tecnico del suono migliora la qualità dell’audio per rendere perfetta ogni nota suonata dall’archestra o da un solista.
Perché Serve una Sinergia tra Process Intelligence, Integrazione e Automazione
Nel panorama attuale, in cui la trasformazione digitale non è più un'opzione ma una necessità, Process Intelligence, Integrazione e Automazione non sono strumenti separati, ma parti interconnesse di un unico ecosistema operativo. La loro sinergia è ciò che permette alle aziende di ottimizzare i processi, raggiungere obiettivi ambiziosi e mantenere un vantaggio competitivo.
Ecco perché questa collaborazione è indispensabile:
1. Process Intelligence: La Bussola Strategica
La Process Intelligence, composta da strumenti di Process Modelling e Process Mining, rappresenta il punto di partenza. Questi strumenti forniscono:
- Process Modelling: Una rappresentazione chiara e dettagliata di come i processi dovrebbero funzionare, creando la la mappa ideale che guiderà tutti gli attori aziendali. Questo è il fondamento per allineare obiettivi e operazioni.
- Process Mining: Un'analisi basata su dati reali che individua inefficienze, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento. Fornisce una visione concreta e misurabile dello stato attuale dei processi aziendali, permettendo di intervenire con precisione.
In breve, la Process Intelligence è il motore decisionale che aiuta le aziende a capire dove sono, dove vogliono andare e come arrivarci.
2. Integrazione: L’Orchestratore dell’Ecosistema
Una volta che i processi sono chiari, serve un sistema che colleghi persone, sistemi e dati. L’integrazione è il collante che garantisce:
- La continuità operativa tra team e sistemi, eliminando i silos informativi.
- Un flusso di lavoro coeso, dove ogni strumento e ogni piattaforma lavorano in armonia per il raggiungimento di obiettivi comuni.
- L’abilitazione della gestione end-to-end dei processi attraverso soluzioni di BPMS e API Management.
Senza integrazione, anche i migliori processi rischiano di rimanere frammentati, perdendo efficacia e creando inefficienze.
3. Automazione: L’Esecutore Tattico
Dopo aver definito e orchestrato i processi, è il momento di accelerare e semplificare le operazioni. L’automazione, tramite strumenti di RPA (Robotic Process Automation) e AI, consente:
- Di ridurre al minimo i compiti manuali e ripetitivi, liberando tempo per attività strategiche.
- Di migliorare la precisione e la velocità dei processi, riducendo al contempo gli errori umani.
- Di ottenere risultati rapidi, aumentando la produttività e consentendo un ritorno immediato sugli investimenti.
L’automazione non solo supporta l’esecuzione, ma agisce anche come moltiplicatore di efficienza per i processi già ottimizzati e integrati.
Il Valore della Sinergia
Separatamente, Process Intelligence, Integrazione e Automazione possono migliorare alcuni aspetti della gestione aziendale, ma è solo quando lavorano insieme che si ottiene il massimo impatto. Questa sinergia consente alle aziende di trasformarsi da organizzazioni reattive a organizzazioni proattive, in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, ottimizzare le risorse e raggiungere i propri obiettivi con una precisione orchestrale.
Conclusione: La Trasformazione come Sinfonia
In questa analogia, la tua azienda diventa una sinfonia perfettamente accordata, dove ogni nota, che si tratti della direzione generale di un processo o dell’esecuzione fine di alcuni task, è suonata in perfetta armonia. Ogni elemento gioca il suo ruolo: Il process modelling documenta e definisce i processi, l’integrazione orchestra il flusso, l’automazione migliora i compiti tattici e infine il Process Mining elimina le imperfezioni e suggerisce miglioramenti.
Quando tutti questi pezzi si uniscono, la tua azienda opera come un'orchestra ben coordinata: efficiente, precisa e allineata verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Insieme, Process Intelligence, Integrazione e Automazione, garantiscono che la tua azienda possa crescere, innovare e funzionare al meglio. E proprio come un'orchestra, in cui il direttore d'orchestra, il solista e ogni altro musicista lavorano insieme sulla stessa partitura, cosi la tua azienda potrà gestire al meglio la transizione digitale quando i tuoi processi saranno ben documentati, monitorati, integrati e automatizzati.
Quindi, la risposta è chiara: non scegliere uno rispetto all'altro. Quando combini Process Intelligence, Integrazione e Automazione crei una sinfonia di efficienza che porta al successo a lungo termine.
Autore: Dario Ambroggi, GN Techonomy
Innovation Manager | Digital Transformation | BPM & ARIS center of excellence | Director
