Nel mondo di oggi, sempre più veloce e guidato dai dati, il Process Modelling e il Process Mining si stanno fondendo per sbloccare nuove opportunità di ottimizzazione e trasformazione aziendale. Questa sinergia offre una combinazione unica di progettazione strategica e visioni supportate dai dati, creando un quadro olistico per il miglioramento continuo.
L’Architetto e l’Ingegnere: Un Duo Perfetto
Una metafora affascinante per comprendere il rapporto tra process modelling e process mining è quella che li paragona ad un architetto e un ingegnere edile. Ognuno gioca un ruolo essenziale e complementare nella progettazione e realizzazione di un edificio cosi come questi strumenti servono a costruire processi aziendali ottimali.
Process Modelling: L’Architetto
L’architetto è responsabile della visione progettuale: crea il disegno dettagliato della struttura e definisce come dovrebbe funzionare. Allo stesso modo, il process modelling:
- Definisce i processi ideali: Descrive come un processo dovrebbe essere eseguito, basandosi su obiettivi strategici, ipotesi operative e normative di riferimento.
- Allinea gli obiettivi aziendali: Stabilisce una visione chiara per raggiungere i risultati desiderati con una relazione diretta tra obiettivi e processi.
- Offre una guida strutturata: Progetta il flusso e la sequenza delle attività in modo da massimizzare efficienza e coerenza attraverso un metodo consolidato.
- Comunica le aspettative: Il modello agisce come un riferimento per chi esegue i processi, proprio come un disegno tecnico è il punto di partenza per la costruzione di una casa.
In sostanza, il process modelling crea il “piano di costruzione” per i processi aziendali, rappresentando ciò che l’organizzazione crede di fare o vorrebbe fare per raggiungere i propri obiettivi.
Process Mining: L’Ingegnere Edile
Una volta che il progetto è stato creato, l’ingegnere edile si assicura che la costruzione sia eseguita correttamente, ma non solo: verifica anche che la struttura funzioni come previsto nella vita reale. Questo è il ruolo di process mining, che:
- Osserva l’esecuzione reale: Analizza come il processo viene realmente eseguito, identificando discrepanze rispetto al modello teorico.
- Valuta la performance: Misura l’efficienza e l’efficacia, individuando colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze.
- Identifica opportunità di miglioramento: Fornisce dati concreti su cosa funziona e cosa no, permettendo di adattare il modello per rispondere alle esigenze reali.
- Fornisce feedback continuo: Basandosi sui dati estratti, consente di capire come ottimizzare i processi esistenti, proprio come un ingegnere ottimizzerebbe i percorsi interni di una casa per ridurre interferenze e migliorare la funzionalità.
Un esempio concreto è l’analisi del flusso operativo in un processo. Il process mining permette di vedere se il “percorso progettato” (ad esempio, un iter di approvazione) viene seguito oppure se ci sono deviazioni non pianificate, come tempi di attesa troppo lunghi o passaggi ridondanti.
Il Design Incontra la Realtà: Un’interazione dinamica
Questa metafora diventa ancora più interessante quando pensiamo che:
- L’architetto non può lavorare senza dati concreti che riflettano la realtà. Se i dati mostrano che la “casa” (il processo) non viene utilizzata come previsto, l’architetto deve tornare a rivedere il progetto.
- L’ingegnere edile, d’altra parte, può scoprire modelli funzionali basandosi sull’utilizzo effettivo della casa, ma senza i disegni originali non potrà mai avere una visione completa o ottimale.
In sintesi, il process modelling stabilisce come i processi dovrebbero funzionare, mentre il process mining valuta e ottimizza come funzionano realmente. Entrambi i ruoli sono essenziali, e insieme creano una sinergia potente per guidare l’eccellenza operativa.
Allineare il Process Modelling e il Process Mining: Il Ruolo del Business Process Management (BPM)
La vera magia avviene quando queste due metodologie vengono portate insieme sotto l'ombrello del Business Process Management (BPM). Il BPM funge da collante che lega strategia e realtà, permettendo alle organizzazioni di:
- Comprendere la realtà (AS-IS): Il process mining rivela lo stato attuale, incluse inefficienze nascoste e complessità non gestite.
- Progettare un futuro migliore (TO-BE): Il process modelling propone lo stato ideale, stabilendo obiettivi di trasformazione.
- Abilitare il miglioramento continuo: Utilizzando i dati estratti, le aziende possono validare i modelli, prevedere tendenze future e affinare continuamente i propri processi.
La Sfida dell’Allineamento
Nonostante il valore potenziale, l’allineamento tra process modelling e process mining rimane spesso sfuggente:
- Diversi Attori e poca condivisione: molto spesso i processi in azienda vengono disegnati, analizzati e monitorati da molte divisioni (Audit, Compliance, Organizzazione, Information Techonology, Operation, Lean Office, Innovation....) senza l'adozione di un metodo comune che riesca ad allineare gli obiettivi di tutti questi referenti.
- Modelli Scollegati: I modelli di processo riflettono frequentemente ciò che le aziende credono di fare, piuttosto che ciò che accade realmente.
- Il Mining come Punto di Riferimento: Ultimamente il process mining diventa lo strumento principale per l'analisi dei processi, fornendo una solida base per il catturare la verità ma spesso si dimentica di considerare gli aspetti organizzativi e normativi legati ai processi.
Un Ciclo di Miglioramento Continuo
Lo scenario ideale integra il process modelling come punto di partenza e il process mining come loop di feedback, creando un potente ciclo di miglioramento:
- Modellare il processo: Iniziare con un design ideale che allinei gli obiettivi strategici.
- Minare i dati del processo: Utilizzare il process mining per raccogliere informazioni in tempo reale sull’esecuzione.
- Analizzare i gap: Identificare le discrepanze tra il modello e la realtà.
- Raffinare e ripetere: Aggiornare il modello del processo sulla base delle informazioni ottenute dal mining e ricominciare il ciclo.
Eccellenza Operativa si ottiene tramite Cicli di monitoraggio continuo: In molti casi, se il process mining viene implementato insieme a sistemi di automazione funge da meccanismo di prevenzione , monitorando gli eventi dei processi e agendo sui sistemi per guidare l’efficienza operativa e permettere la mitigazione dei rischi.
La Chiave per l’Eccellenza
In un mondo in cui i processi sono sempre più complessi e guidati dai dati, la combinazione di process modelling e process mining è indispensabile. Insieme, permettono alle organizzazioni di:
- Crescere in modo rapido ed efficiente.
- Raggiungere l’eccellenza dei processi tramite un miglioramento continuo.
- Adattarsi al cambiamento con agilità.
- Sfruttare la potenza di algoritmi di Machine Learning e Intelligenza artificiale
Unendo il design e la realtà, questo duo crea aziende più intelligenti, più adattabili e più resilienti, pronte a prosperare in un mondo in continua evoluzione.
Autore: Dario Ambroggi, GN Techonomy
Innovation Manager | Digital Transformation | BPM & ARIS center of excellence | Director
